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Mit dem VR Smart Guide fit für die Zukunft

Mit dem VR Smart Guide können Sie schon jetzt die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung erfüllen, die zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen verpflichten.  Dies ist vor allem wichtig, um auch zukünftig öffentliche Aufträge annehmen zu können. Somit sparen Sie Porto, Papier und Zustellzeit und die Umwelt wird es Ihnen danken! 

 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die im elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann. Somit wird eine lückenlose elektronische Datenverarbeitung ermöglicht. ein elektronisches Dokument, mit gleichen Inhalten und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im VR Smart Guide werden die Rechnungsdaten vollautomatisch im E-Rechnungsformat "ZUGFeRD" erzeugt und können so direkt vom IT-System des Empfängers ausgelesen und verarbeitet werden. Somit entfällt eine aufwendige, händische Übertragung der Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung ermöglicht einen medienbruchfreien Rechnungsprozess von der Erstellung bis hin zur Bezahlung und Archivierung und bietet dadurch ein Kosteneinsparpotenzial von 60%-80% über den gesamten Rechnungsprozess hinweg durch das Wegfallen manueller Tätigkeiten.

 

Weitere Informationen zum ZUGFeRD-Format

Im VR Smart Guide wird die E-Rechnung im ZUGFeRD Format erstellt.

Die "ZUGFeRD" E-Rechnung ist ein PDF/A-3 Dokument, in welches eine XML-Datei eingebettet ist. Dieses hybride Format ermöglicht es, sowohl die visuelle Rechnung (PDF) und  als auch die strukturierten Rechnungsdaten (XML) zu übermitteln. Die herausragende Eigenschaft dieser hybriden Form: Das Rechnungsdokument ist "für Mensch und Maschine" lesbar.

Die Daten im XML-Format sind bei der normalen PDF-Anzeige nicht sichtbar, können aber vom ITvom IT-System des Empfängers ausgelesen und verarbeitet werden, falls dieser eine elektronische Rechnungsverarbeitung nutzt. Adressaten der E-Rechnung, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung verwenden und somit die XML-Daten nicht automatisch auslesen können, arbeiten wie gewohnt weiter mit der PDF-Rechnung.  Weitere  Weitere Details zum Datenformat ZUGFeRD finden Sie hier: ZUGFeRD

 

Ihre Vorteile im Überblick

1. Schnell

Die E-Rechnung ist sofort beim Empfänger und kann dort direkt verarbeitet werden. Der Postversand und das manuelle Erfassen im System entfällt. 

2. Effizient

Durch die Übermittlung strukturierter Daten können E-Rechnungen schneller verarbeitet werden. Somit entsteht das Potenzial der schnelleren Bezahlung, was wiederum eine Liquiditätssteigerung zur Folge haben kann. Darüber hinaus entlastet dies die Ressourcen für andere wichtige Themen.

3. Kostengünstig

Aufgrund der entfallenden Kosten für Material (Porto, Papier, Druckertinte, etc.) sparen Sie mit E-Rechnungen bis zu 80% gegenüber Papierrechnungen.

4. Umweltfreundlich

Durch Nutzung der E-Rechnung wird Papier gespart und somit die Umwelt geschont.

5. Fehlerfrei

Die vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses und der Wegfall von manuellen Interventionen Tätigkeiten reduzieren die Eingabefehler auf ein Minimum.

6. Nachvollziehbar

Der Versand von E-Rechnungen ermöglicht eine hohe Transparenz. Der Bearbeitungsstatus der Rechnung ist für den Lieferanten jederzeit einsehbar. Somit lassen sich Nachfragen schnell und unkompliziert klären.

7. Gerüstet für zukünftige Anforderungen

Durch die Option zum Versand von E-Rechnungen können bereits heute Anforderungen der E-Rechnungsverordnung von Kunden des VR Smart Guide erfüllt werden, so dass auch zukünftig öffentliche Aufträge angenommen werden können. 

Mit welchem Tarif kann ich E-Rechnungen erzeugen?

Die Funktion zur Erstellung und Versand von E-Rechnungen steht den Nutzern mit Premium-Paket zur Verfügung. Nutzer des Basis-Pakets erstellen und versenden ihre Rechnungen weiterhin im Standard des PDF-Formats. Wenn ein Tarifwechsel von Premium auf Basis erfolgt, bleiben die vom Nutzer zuvor erzeugten Rechnungen weiterhin im E-Format verfügbar. Umgekehrt gilt: Falls ein Upgrade von Basis auf Premium erfolgt, bleiben die bisher vom Nutzer erzeugten Rechnungen weiterhin im Standard PDF-Format erhalten. Anhand einer Kennzeichnung können Sie einfach nachvollziehen, welche Rechnung im Standard PDF-Format oder als E-Rechnung erzeugt wurde.